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商务文案写作基础

  篇一:商务文案写作基础

  商务有文而成长,管理因案而规范

  和说相比,写是更见真功夫的,也是要下更多功夫的。商务文案写作向来是让职场人士头疼的难事,也是很多稳健者、成功者、腾达者的强项优势。读了李玉珊老师的《商务文案写作》,很为如今的大学生高兴,为他们有了如此实用的职场实用工具而高兴,我相信青岛滨海学院的学生们就更是幸运了,因为和其他的读者相比,他们还能在李老师的课上感受到更生动的精彩与细节! --- 国家商务策划师资质认证管理专家委员会副主任 万钧

  第一章商务文案写作基础

  学习目标

  主要内容

  本章小结

  自学目标:了解商务文案的概念、作用、特点

  掌握商务文案写作规范

  了解商务文案写作的基本要素及思路

  能力目标:自学《有限责任公司章程》,能够设立“模真”公司----×ד有限责任公司”。

  第一节 商务文案概述

  一、商务文案的概念

  二、商务文案的作用

  三、商务文案的特点

  四、商务文案的写作规范

  一、商务文案的概念和作用

  商务文案是商务组织、商务人员在商务活动中用以记录情况、处理事务、研究问题,具有实用价值和一定的惯用体式的应用文体。

  作用:1.商务活动的原始记录2.商务管理的手段3.商务沟通的手段 4.企业形象的表现 5.职业能力的要求

  三、商务文案的特点

  1.真实性

  2.评析性

  3.时效性

  四、商务文案写作规范

  1.稿件格式

  稿件一般使用稿纸书写(16开稿纸)。

  电脑打印文稿,一般用纸采用A4型纸。

  2.汉字的书写要求:汉字一律使用正式公布的简化字。

  3.计量单位、符号的写法:计量数字与计量单位不要交叉使用。

  4.参考文献

  5.引文与加注

  如:①《有效商务写作》(美)Jane.Cleland,北京:清华大学出版社,2003年第1版,第122页。

  6.各级标题序号

  一、二、三、汉字序号后用顿号;1. 2. 3.阿码序号用脚点(.);(1) (2) (3),①②③有括号或有圈,就不再加点.A. B. C.(大写),a. b. c.(小写)英文字母序号用脚点(.)。

  第二节 商务文案写作的基本要素

  一、主旨 二、材料三、结构 四、语言

  主旨是一篇文案的主体和核心,是作者的写作意图、主张或看法在文案中的体现。

  材料是商务文案写作的前提和基础;是构成商务文案内容,并形成、支撑、表达文案主旨的各种事实与理论。

  结构是为了表现主旨把材料组织起来构成文案的篇章形式。

  语言是思想的载体,是人类信息交际的工具。学好书面语言是写好文案的基本功。合乎语法,注意修辞和适用文种,是商务文案写作必须遵守的准则。

  第三节商务文案写作的思路

  一、思路的含义 二、商务文案写作的常用思路

  思路是思维活动的运行轨迹,文案的思路,就是构思文案时,作者有规律、有条理、有方向、连贯的思维过程的“路线”。

  二、商务文案写作的常用思路

  (一)归纳和演绎思路:归纳(induction)和演绎(deduction)推理是比较常见的推理形式。归纳推理是从具体的前提过渡到一般性的结论的推理。它有两种功能,一是概括一般情况,二是推测将来结果,其结论都超越了前提的范围。而演绎推量则正好相反,它是从一般性的前提过渡到具体结论的推理,其结论没有超越前提的范围。

  (二)因果思路 (三)比较思路

  (四)递进思路 :递进思路是运用递进思维方法形成的一种文章思路.递进思维是认识事物或事理由浅入深、由表及里、由低到高、由小到大、由轻到重,层层递进、循序渐进、逐步深入的一种思维方法.运用这种方法,可以深入清晰地阐释某些比较复杂的事理,说明某些比较复杂的关系,有助于深刻认识事物的本质属性,使文章有一定深度.一些说理性较强的公务文书常循此法形成文章思路:或者是认识问题由浅入深层层推进,或者从提出问题到分析问题到解决问题.例如<农村文化活动设施量少质差的现状亟待改变>的调查报告就按以下思路写成:××县农村文化活动设施量少质差→"文化饥饿症"带来农村精神文明滑坡→文化活动量少质差的主要原因→采取有力措施重视农村文化活动阵地建设.……

  (五)总分思路 :“总分”是一种高度概括的简略说法,说的是文章先“总”写——总提式地写,总括式地写,总揽式地写,总说式地写;然后再分写——分角度地写,分线条地写,

  分细节地写,分要点式地写;然后或再总结一下,或者自然收尾。

  “总分”思路较多地运用于议论文、说明文,所以当我们阅读此类文体的文章的时候,要多用“总分”二字去分析

  本章简单介绍了商务文案写作的基本内容,包括商务文案的概念、作用特点及写作规范;商务文案写作的基本要求和思路。

  第二章 商务行政公文

  学习目标 主要内容 本章小结

  第一节 商务行政公文概述 第二节 决定批复第三节 通知 公告第四节 请示报告 第五节 函 会议纪要

  一、商务行政公文的概念

  商务行政公文是商务组织机构在商务活动中进行行政管理时使用的文案。在商务组织的行政管理活动中各级管理机关的意图,政令都要靠行政公文传达、布置、安排、实施。商务行政公文是实施商务组织管理意图的工具。

  二、商务行政公文的特点

  1.决策性。

  2.指挥性。

  3.全局性。

  三、商务行政公文的种类

  1.决定。2.批复。3.通知。4.公告。5.请示。6.报告。7.函。8.会议纪要。

  四、商务行政公文的行文关系

  1.上行文:指下级机关向所属上级机关的发文,如请示、报告。

  2. 下行文:是上级机关向所属的下级机关的行文。

  3. 平行文:平行文是相互没有隶属关系的同级机关或者不属同一系统的机关之间的行文。这是不分系统、 级别、地区、性质的机关之间的行文。机关之间需要彼此联系工作、沟通情况时,可以使用函、 知照性通知等文种。

  五、商务行政公文格式

  (一)文头

  1.秘密等级。2.发文机关标识。3.发文字号。

  二)主体

  1.标题。2.主送机关。3.正文。4.用印。5.附件。6.成文日期。7.附注。

  (三)文尾

  1.主题词。2.抄送机关。3.印发机关和印发日期。

  第二节 决定 批复

  一、决定

  决定是商务组织决策层用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩所属部门及人员,变更或者撤销对下级不适当的处理事项的公文。

  二、决定的写作方法

  1.标题2.主送机关 3.正文

  (1)前言(2)主体(3)结尾4.落款

  东海xx发动机有限责任公司关于表彰2005年度先进集体的决定

  公司属各部门:

  2005年是公司调整发展战略,迎接新的挑战,全面实现二次创业目标的关键一年。在市场环境恶化,配套产品销量大幅下降,原材料价格大幅上涨,经营极其困难的情况下,各单位认真贯彻落实公司年度工作会议精神,上下团结一心,奋发进取,求真务实,开拓创新,各方面工作有序推进,为公司改革、发展、稳定做出了积极贡献,涌现出了一批先进集体。经基层部门推荐,公司研究,现决定对先进集体予以表彰。

  一、授予下列单位为生产经营管理先进单位:

  销售部、生产部

  二、授予下列单位为现场管理先进单位:

  离合器二车间、成品仓储科

  三、授予产品科“系列飞轮齿环开发项目”研发组特等功称号。

  希望受表彰的先进集体要继续发扬成绩,戒骄戒躁,更好地发挥先进模范作用,为公司的发展再立新功。

  东海xx发动机有限责任公司二00五年一月四日

  三、批复:是上级机关用于答复下级机关的请示事项的公文。

  四、 批复的写作方法

  1.标题由发文机关全称、事项、文种组成。

  2.主送机关批复的主送机关为直属下级机关,即向本机关发出请示的机关。

  3.正文

  (1)前言写明下级机关请示的事由、事项和承启语。

  (2)主体写清答复的具体意见、依据。

  4.落款写明发文机关全称和成文时间。

  关于同意XX玻璃有限责任公司

  浮法玻璃生产线项目进行试生产的批复

  XX玻璃有限责任公司:

  你公司关于申请《XX玻璃有限责任公司浮法玻璃生产线项目》进行试生产的报告,由山东省环保局转交我局办理,根据省环保局的意见,我局建设项目处进行了现场检查。经检查,认为其生产工序中的除尘设备,含油污水处理设施及生活污水处理和流量计量设备均已安装调试,经青岛市环境监测站监测结果表明,你公司的废水、粉尘、噪声等有关指标大部分符合国家的有关标准。经研究同意你公司试生产。要求在试生产期间,对其不符合国家有关规定的窑炉及含油污水调试部分进行改造完善。试生产正常后,申报国家环保局正式办理该项目的竣工验收手续。

  青岛市环境保护局一九九七年三月二十日

  第三节 通知 公告

  一、通知

  通知是上级机关用于传达要求下级部门办理;需要有关单位周知或者共同执行的事项的公文。

  二、通知的写作方法

  1.标题

  2.主送机关3.正文

  (1)前言 (2)主体 (3)结尾 4.落款

  厦门xx电子有限责任公司

  关于举行公司文化节的通知

  公司属各部门:

  为了贯彻中共中央关于“构建和谐社会,共创和平家园”的方针,提高全体员工的文化素养,丰富员工的业余文化生活,公司决定于9月26日至9月30日举办2006年度文化节。

  现将有关事宜通知如下:

  一、文化节活动项目。舞蹈表演、卡拉OK比赛、书法绘画展、棋类比赛。

  二、 各部门组织筹备工作。要加强宣传力度,动员广大员工积极参与,确保文化节如期顺利举行。同时做好报名及选拔上报工作。具体要求如下:

  (一)节目选报标准:

  1.舞蹈表演。民族舞、现代舞、街舞等类型均可。部门选送节目不超过三个。

  2.卡拉OK比赛。参赛歌曲要积极、健康,曲风不限。部门选送参赛人员不超过三人。

  3.书法绘画展。参展作品主题要围绕“庆祝建国五十七周年”这一主题。毛笔书法作品规格:60×80cm;硬笔书法作品规格:30×60cm;绘画作品规格:80×80cm。部门选送作品不超过五幅。

  4.棋类比赛。包括象棋、军棋和围棋。各部门选送一支参赛队。

  (二)节目选拔时间:各部门9月16日至9月20日选定参赛人员及节目。

  三、文化节奖项设置:奖项按节目类型设置为:

  特等奖一名、一等奖一名、二等奖五名、三等奖十名、优秀奖十五名。

  四、文化节节目上报事宜:

  时间:2006年9月21日至22日。

  地点:综合管理部文化节组委会,行政楼1202室。

  联系人:张敏

  电话: XXXXXX

  厦门xx电子有限责任公司二00六年九月十五日

  三、公告

  公告是用于向社会有关方面公布应当遵循或者周知的重大事项的公文。

  四、公告的写作方法

  1.标题

  2.主送机关 3.正文

  (1)前言(2)主体(3)结尾

  商务谈判策划方案

  一、谈判双方公司背景

  (甲方:武汉市xxx酒厂;乙方:武汉市xxx包装厂) 甲(我)方:

  武汉xxxx厂是在湖北省、武汉市领导的直接关怀下,由武汉黄鹤楼酒厂投入巨资,注入现代企业管理理念,引进先进经营模式,整合组建而成的集生产、经营、销售、管理于一体的大型白酒企业,是湖北省、武汉市政府全力打造的“六大”支柱产业及百年名牌工程之一,生产能力位于同行业领先水平。

  自成立以来,公司前期已投入2亿多元主要用于原黄鹤楼酒业集团无形和部分有形资产的接收、厂区重新规划设计、厂房设施全面改造和国内一流的全自动灌装生产线的引进。全新的黄鹤楼酒业科学地、可持续发展地利用资源,调整产业结构,引进最先进的设备、技术与营销理念,打造生态型酿酒企业。一方面满足了广大市民对名酒的消费需求;另一方面,实现了重塑地方名牌的社会效益。 乙方:

  武汉市xxxx纸品包装厂是一家专业从事食品箱、服装箱、水果箱、工艺品纸箱,彩箱、彩盒及各种高、中档三、五、七层瓦楞纸箱的生产厂家。该公司拥有先进的纸箱、纸盒、彩盒生产设备,设计及技术人员经验丰富,能为顾客设计,生产各种规格、图案的瓦楞纸箱及彩箱。

  该公司在武汉有一定的知名度和影响力,且知名度、产品质量较

  好,在印刷行业内有较好的口碑,且有一定的竞争优势。

  二、谈判主题

  甲方向乙方购买XX个包装盒

  三、谈判团队人员组成

  主谈 :XXX,公司谈判全权代表;

  决策人:XXX,负责重大问题的决策;

  技术顾问:XXX,负责技术问题;

  法律顾问:XXX,负责法律问题;

  四、双方利益及劣势分析

  我方核心利益:

  1、要求对方用尽量低的价格供应我方包装盒

  2、在保证质量质量问题的基础上、尽量减少成本

  对方利益:用最高的价格销售,增加利润

  我方优势:

  1、有多方的纸品包装公司可供选择

  2、在中国地区是一个有影响力的制酒公司

  我方劣势:

  甲方迫切需要此批包装盒,需要与对方合作已完成此批酒的生产 乙方优势:

  乙方的产品在武汉市声誉较好,与其合作的公司较多

  乙方劣势:

  属于供应方,较被动,若谈判失败,可能损失以后合作的机会

  五、谈判目标

  战略目标:

  和平谈判,按我方的采购条件达成购买协议

  1. 报价:xx元/个

  2. 数量:20000个

  3. 供应日期:一周内

  4. 底线:以我方低线报价xx元/个;

  尽快完成采购后的运作,对方与我方长期合作;

  六、程序及具体策略

  1、开局

  方案一:感情交流式开局策略

  通过谈及双方合作情况形成感情上的共鸣,把对方引入较融洽的谈判气氛中。

  方案二:采取进攻式开局策略

  营造低调谈判气氛,坚决地指出此类酒盒在同行业的价格并与该公司所出的价格做出对比,我方要沉着稳定,不慌不忙,以制造心理优势,使我方处于主动地位。

  对方提出价格底线的对策:

  列举今年来国内市场上此类包装盒的一般价格表,以及乙方在近年来合作过的公司的成交价格,对其进行反驳。

  2、中期阶段:

  策略一:软硬兼施策略

  由两名谈判成员其中一名充当红脸,一名充当白脸辅助协议的谈成,适时将谈判话题定位到双方长远利益上来,把握住谈判的节奏和进程,从而占据主动。

  策略二:静观其变

  让对方尽情提出要求,我们以不变应万变。

  策略三:把握让步原则

  明确我方核心利益所在,实行以退为进策略,退一步进两步,做到迂回补偿,充分利用手中筹码,适当时可以退让其他次要条件来换取更大利益。

  策略四:制造竞争

  罗列与我方要合作的其他纸品印刷公司供应商。

  策略五:打破僵局

  重新理清谈判的关键问题,冷静应对。

  使出杀手锏,给对方下最后通牒。

  合理利用暂停,首先冷静分析僵局原因,再可运用把握肯定对方行式,否定方实质的方法解除僵局,适时用声东击西策略,打破僵局。

  3、最后谈判阶段:

  策略一:把握底线

  适时运用折中调和策略,把握严格把握最后让步的幅度,在适宜的时机提出最终报价,使用最后通牒策略; 策略二:埋下契机

  在谈判中形成一体化谈判,以期建立长期合作关系;

  策略三:最后通牒

  明确最终谈判结果,给出强硬态度。

  七、谈判时间及地点安排

  1、谈判期限:三天

  2、谈判地点:我方总经理办公室

  3、日程安排:

  ① 谈判第一天上午带领乙方参加我方公司,向乙方展示我方实力,下午安排乙方休息,晚上设宴请乙方参加;

  ② 第二天上午开始正式谈判,下午以要接待供应商为由停止谈判,安排乙方休息,让乙方产生紧张感;

  ③ 第三天谈判一天,并适当加快谈判节奏。

  八、准备谈判资料

  1、相关法律资料

  《中华人民共和国合同法》、《国际合同法》、《国际货物买卖合同公约》、《经济合同法》;

  2、有关印刷业的纸品包装盒的资料;

  3、有关国际市场上纸品包装的行情及这家公司的历史和现状、经营情况等。

  九、制定应急预案

  双方是第一次进行商务谈判彼此不太了解,为了使谈判顺利进行,有必要制定应急预案。

  1、对方不同意我方对报价XXX元表示异议

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